Op 24 november 2011 nam u het besluit om te kiezen voor variant 1 voor de ontwikkeling van het Smakkelaarsveld: de realisering van een nieuwe centrale bibliotheek (max 14.400m2, een voorziening met filmzalen (4.400 m2), circa 150 woningen (17.000 m2) en 260 gebouwde parkeerplaatsen (8.500 m2).
Ook besloot u op grond van de bijgestelde businesscase d.d. mei 2011, inclusief de mogelijke besparingen op de investeringen, het Artplex toe te laten als preferente huurder bij de vastgoedontwikkeling op het Smakkelaarsveld en op grond van de businesscase d.d. 12 juni 2012 het UCK niet toe te laten als toekomstig huurder.
Wij deden in die vergadering de toezegging de contracteringstrategie ter besluitvorming aan u voor te leggen en u op de hoogte te houden van de verschillende stappen.

De contracteringstrategie ligt thans voor een raadsbesluit voor.

Marktconsultatie
In het voorjaar is een marktconsultatie gehouden over de ontwikkel- en realisatiemogelijkheden van het vastgoed op het Smakkelaarsveld. Aan de hand van een uitgebreide vragenlijst zijn verschillende marktpartijen gevraagd naar de mogelijkheden en onmogelijkheden om het vastgoedprogramma risicodragend te ontwikkelen, de woningen met de parkeerplaatsen af te zetten (bij voorkeur in het koopsegment) en een eigenaar/ belegger te vinden voor de publieke delen, zijnde de bibliotheek en het Artplex. De kern van de voorgestelde contracteringsstrategie bestaat uit een grondprijs (voor een gronduitgifte met een bouwplicht), een eventuele aankoopprijs (voor het terugkopen door de gemeente Utrecht (UVO) van de publieke delen voor bibliotheek en Artplex) en een bouwprijs voor de onderbouw van tram en bus onder het gebouw.

De markt vindt de Bibliotheek++ een interessante en kansrijke vastgoedopgave. Er lijkt voldoende belangstelling in de markt te zijn om als gemeente de daadwerkelijke aanbesteding te gaan voorbereiden.
De belangrijkste uitkomst van de consultatie is, dat de marktpartijen - onder een aantal voorwaarden - veel kansen zien voor een succesvolle realisatie van de Bibliotheek++. Deze voorwaarden zijn:
- contracteer het eindbeeld van de gehele vastgoedopgave naar eigendom, beheer en exploitatie van de afzonderlijke functieonderdelen;
- markeer in de uitvraag duidelijk de afbakening tussen de te realiseren functies in het gebouw (eigendom/gebruik/exploitatie), inclusief de realisatie van de onderbouw voor de vertrambare HOVbanen onder en door het gebouw;
- als de gemeente wil inzetten op het in eigendom brengen van de publieke delen bij een private partij (bijvoorbeeld een belegger), dan zal de gemeente voor langere tijd garant moeten staan voor de huuropbrengsten van bibliotheek en Artplex. Zorg er in dat geval ook voor dat de ruimten van bibliotheek en Artplex alternatief aanwendbaar zijn en dat het voorlopig ontwerp inclusief de publieke ruimten wijzigingsmogelijkheden heeft. Als de gemeente de gecombineerde bibliotheek/filmvoorziening gedurende langere tijd op het Smakkelaarsveld wil laten functioneren met maximale synergie en een looptijd van minimaal 25 jaren, adviseert de markt om als gemeente het eigendom van de publieke delen te nemen. Bijkomend financieel voordeel is, dat de gemeente goedkoper kan financieren dan de markt.
- flexibiliseer in de uitvraag het woningprogramma zodanig, dat de marktpartij(en) - binnen de beperkingen van het gebouwontwerp - zelf grootte, aantal en financieringscategorie/prijsklasse van de woningen kunnen bepalen;
- flexibiliseer de bijbehorende parkeernorm voor de bewoners en stem deze af op doelgroep en woningtype (minder parkeren kan).

De consultatie bevestigt onze eerdere denkrichting dat een terugkoopvariant van de bibliotheek- en Artplexruimten de beste en goedkoopste optie lijkt voor het eigendom en de exploitatie van het maatschappelijk vastgoed. De geconsulteerde marktpartijen geven unaniem aan dit vastgoeddeel alleen in eigendom te willen nemen onder de condities, dat de gemeente langjarig garant staat voor de exploitaties van bibliotheek en Artplex. Bovendien stellen ze als voorwaarde bij in eigendom nemen, dat deze ruimten zodanig multifunctioneel worden ontworpen, dat ze gemakkelijk alternatief aanwendbaar zijn te maken. Wij willen de marktpartijen bij de aanbesteding ook in de gelegenheid stellen eventueel een alternatieve bieding te doen voor een eindsituatie, waarin een private partij de publieke ruimten verhuurt. We kunnen alsdan een complete en zakelijke afweging maken.

Bibliotheek en Artplex moeten in staat worden gesteld om onder de eerder vastgestelde exploitatieve voorwaarden de Bibliotheek++ te exploiteren op het Smakkelaarsveld. Om die reden stellen we voor om in de aanbesteding vooralsnog uit te gaan van terugkoop van de bibliotheek en het Artplex. In de notitie contracteringstrategie is die denkrichting verder onderbouwd en uitgewerkt (bijlage 2). Bibliotheek en Artplex zijn overigens, uitgaande van de terugkoopvariant, in 2009 al opgenomen in het Meerjaren Perspectief Utrechts Vastgoed (MPUV). De aankoop is daarmee gedekt, ervan uitgaande dat de huurafdrachten vanuit de exploitaties van bibliotheek en Artplex langjarig zijn gewaarborgd. Als gezegd zullen wij in de aanbesteding ook om een aanbod voor een verhuurvariant vragen.
Voor het woningen- en parkerendeel wordt voorgesteld de suggesties uit de marktconsultatie over te nemen en de ontwikkelende partij(en) de vrijheid te geven in de uitwerking van het programma: huur al dan niet in combinatie met koop, aantal en grootte van de woningen kunnen nader worden uitgewerkt. Gezien de huidige situatie op de woningmarkt is een dwingend voorschrijven van koopwoningen in dit vastgoed geen verstandige inzet. Zie in dit verband o.a. de nota Ruimtelijke Strategie. Om die reden hebben wij in de voorjaarsnota 2012 een correctie op de grondexploitatie voorgesteld. Wij streven naar een grondopbrengst, die de gedachte inrichting van het openbaar gebied mogelijk maakt. Wij hebben de voorkeur voor een woningprogramma op deze locatie in de goedkope en middeldure huur met een flexibele en lagere parkeernorm.
De onder verantwoordelijkheid van de gemeente aan te leggen onderbaan van de te vertrammen HOVbanen onder en door het gebouw nemen wij mee in de aanbesteding.
Tussen gemeente en BRU zijn daarover nadere werkafspraken gemaakt.

Nu doorpakken
Wij hebben in het kader van de besluitvorming over de contracteringstrategie het project Bibliotheek++ nog eens goed tegen het licht gehouden. Met de Bibliotheek++ op het Smakkelaarsveld realiseren we een belangrijke nieuwe voorziening voor de stad. Het nut en de noodzaak daarvan zijn niet onomstotelijk te bewijzen. Dat gold ten tijde van het locatiebesluit in 2007, en dat geldt nu ook nog. De discussie daarover is inherent aan dit type voorzieningen in alle steden. Aanleiding en reden voor nieuwbouw en opwaardering liggen altijd in de ambitie om een beter en breder aanbod aan (potentiële) bezoekers te doen. Die ambitie koesteren wij nog voluit. In het geval van het Artplex komt daar nog de constatering bij dat Utrecht een wel erg pover aanbod van fiilmzalen kent, dat bij nieuwbouw op het Smakkelaarsveld in belangrijke mate kan worden opgekrikt. De combinatie van bieb en bios tot slot biedt allerhande aanknopingspunten om op deze prominente locatie in de stad daadwerkelijk een mooi huis van Kennis en Cultuur te realiseren. Deze en vergelijkbare woorden zijn de afgelopen jaren keer op keer uitgesproken bij elke stap in de besluitvorming. Voor het laatst in november 2011.
Sindsdien zijn er geen nieuwe inzichten ontstaan welke aanleiding zouden geven om niet met de ontwikkeling door te gaan. Wij zijn daarom van oordeel, dat het project thans met kracht moet en kan worden doorgezet. Belangrijke vraag bleek, wie de verantwoordelijkheid draagt voor de publieke delen in het vastgoed en wie de rekening betaalt als er ooit onverhoopt leegstand optreedt. In de voorgestelde constructie, waarbij de gemeente het eigendom van de publieke delen verwerft, maar ook in een situatie, dat er wordt gehuurd, is het enige juiste antwoord op beide vragen: de gemeente. Binnen de gemeente is het vervolgens het programma "Onderwijs + Bibliotheek" dat garant staat voor de huur van 14.400 m2 bibliotheek en het programma Cultuur voor de huur van 4.400 m2 filmvoorziening. Door dit zo vast te leggen, wordt de toekomstige zelfstandige Stichting Bibliotheek Utrecht niet in zijn belang geschaad en ook niet verantwoordelijk voor de filmvoorziening. Die verantwoordelijkheid is alsdan helder belegd binnen de portefeuille Cultuur. Het UVO als mogelijk toekomstig eigenaar is daarmee in staat om tot een degelijke exploitatie van de publieke delen te komen.

Recente ontwikkelingen
In deze fase zijn vanzelfsprekend nog niet alle aspecten in beeld gebracht.
Wij brengen drie recente aandachtspunten/ knelpunten onder uw aandacht die zich sinds 24 november 2011 (raadsbehandeling) hebben voorgedaan:
-ca. 1 miljoen meerkosten in verband met verwijdering van een pas ontdekte betonnen plaat in de grond. De kosten voor de betonnen plaat kunnen mogelijk gedekt worden uit de beschikbare financiële ruimte in het ontwerp (0,9 mln)
-extra kosten voor inpassing van de HOV-baan (PM: 0-3,5 mln); Hierover is overleg gaande met het Bestuur Regio Utrecht.
-de kosten voor afbouw-, inrichtings- en overige kosten van de bibliotheek. Als toegezegd door het college bij de raadsbehandeling van 24 november 2011 werkt het college aan een onderbouwing van deze kosten. Er is een globale kostenopstelling gemaakt, die sluit op 15 miljoen. In het raadsbesluit van 11 februari 2010 "Integrale Ontwikkeling Smakkelaarsveld", was een reservering voor deze kosten opgenomen van 10,7 miljoen euro. Door de vertraging van de oplevering van de Bieb++ (in raadbesluit 2010 gepland in 2016) valt een aantal tranches (van 1,78 miljoen euro) bestemd voor de structurele exploitatie van de Bieb ++ vrij. Eerder heeft de Raad besloten dat twee tranches terugvloeien naar de algemene middelen. Door verdere vertraging zullen nog twee tranches (2016 , 2017) vrijvallen. Voor de herbestemming van deze financiële ruimte moet de raad een expliciet besluit nemen. Het college zal als toegezegd een separaat voorstel aan de raad voorleggen voor de kosten van de verhuizing, afbouw en inrichting van de nieuwe bibliotheek en de dekking daarvan. Dat besluit zal in de vorm van een kredietaanvraag worden voorgelegd. Volgens de huidige planning komt dat voorstel samen met het Voorlopig Ontwerp voor de Bibliotheek++ in maart 2013 op de raadsagenda.

Risico's
POS voert periodiek een risicoanalyse uit op de onderhanden projecten. Voor de Bibliotheek++ zijn als belangrijkste inhoudelijke risico's benoemd, inclusief de te nemen maatregelen op die risico's:
a. onvoldoende duidelijke afspraken over de rollen en verantwoordelijkheden tussen de portefeuillehouders en de ambtelijke diensten. Deze zijn vastgelegd.
b. overschrijding van het planvormingskrediet. In dat geval moeten de meerkosten worden gedekt in de biedingen van de marktpartijen bij aanbesteding.
c. de afstemming met de BRU over de medefinanciering van de tram. Daarover zijn nadere afspraken gemaakt. Het dagelijks bestuur van het BRU houdt de vinger aan de pols
d. risico's bij contractering.
e. planningsrisico's (in verband met afstemming andere ontwikkelingen in het Stationsgebied, bijvoorbeeld het op tijd gereed zijn van de fietsparkeergarage onder Stationsplein oost).

Definitief go/no go moment.
Tot aan het moment van daadwerkelijke contractering (gunning aan marktpartijen) bedraagt het totale projectrisico € 2.2 mio, zijnde het door de gemeenteraad verstrekte voorbereidingskrediet voor de gemeentelijke planvorming (VO en DO) van het vastgoed.
De gemeente is in het vervolgtraject afhankelijk van een financieel passend bod van de markt.
Er kunnen zich twee situaties voordoen:
1. geen passende aanbieding van een marktpartij:
Dan volgt voorstel om het vastgoedproject stop te zetten:
De gemaakte voorbereidingskosten worden in dat geval ten laste gebracht van de reserve nieuwbouw centrale bibliotheek. Voor de centrale bibliotheek en het Artplex zal dan een terugvaloptie beschikbaar moeten zijn.
De aanbesteding van de onderbouw HOV wordt dan losgekoppeld en zelfstandig op de markt gezet en aanbesteed.
Er is dan ook geen dekking meer voor de aanleg van de openbare ruimte (in de grex opgenomen voor circa EUR 7 miljoen), van onder andere de bevaarbare Leidsche Rijn. Om deze kosten wel te kunnen dekken, zal er nieuw programma voor het Smakkelaarsveld moeten worden gevonden en worden omgezet in een nieuw stedenbouwkundig programma van eisen plus grondexploitatie voor het Smakkelaarsveld.
2. wel passende aanbieding van een marktpartij:
Dan volgt een definitief raadsvoorstel met kredietaanvraag.