Het college van B&W heeft gisteravond de raad met onderstaande brief op de hoogte gebracht van de ontwikkelingen in de aanloop naar het Muziekpaleis. Naar verluidt zullen de organisatorische aanloopkosten en de structurele exploitatiekosten toch behoorlijk wat ongunstiger uitpakken dan eerder aangegeven. (Het zal in de komende jaren nog wel hoger worden. Om dan uiteindelijk als het centrum een aantal jaren goed draait, toch weer gunstiger uit te pakken. Denken en hopen we althans.) Maar de partners van de nieuwe organisatie zijn momenteel wel gemotiveerd met elkaar aan de slag. Dat is in ieder geval iets. Lees na de doorlees de hele stavaza en wees weer helemaal op de hoogte.
[We citeren de brief integraal voor ons BU-dossier:]
Geachte commissieleden,
In november 2010 hebben wij u geïnformeerd over de organisatieontwikkeling Muziekpaleis. Met deze brief en begeleidende rapportage geven wij u inzicht in de actuele situatie. Het Muziekpaleis gaat geexploiteerd worden door een stichting waarin de bestaande podia Tivoli, SJU en Muziekcentrum Vredenburg hun bedrijfsactiviteiten inbrengen. In deze brief beschrijven wij op hoofdlijnen de opzet voor de nieuwe exploitatie en voorwaarden waaronder deze vorm moet krijgen. Zoals u kunt lezen sluit de herziene exploitatie voorlopig op 813.000 Euro negatief, maar wij verwachten daar bij de Voorjaarsnota 2012 bijna een miljoen Euro aan taakstellende maatregelen tegenover te kunnen stellen, om de begroting sluitend te maken. Daarnaast vormen de frictiekosten een belangrijk aandachtspunt. Wij zullen deze kritisch tegen het licht (blijven) houden met als doel deze, binnen redelijke voorwaarden, tot het noodzakelijke minimum te beperken. De reserve die bij Vredenburg opgebouwd wordt tot het moment van openstelling van het Muziekpaleis, zullen wij betrekken hij het formuleren van een financiële oplossing voor de dekking van de frictiekosten.
De bouw van het Muziekpaleis vordert gestaag, de contouren van het nieuwe gebouw zijn inmiddels goed zichtbaar op het Vredenburg. Op 27 mei 2011 heeft u de meest recente voortgangsrapportage over de bouw van het Muziekpaleis ontvangen. Wij willen u in de toekomst een geïntegreerde rapportage aanbieden, waarin zowel de voortgang van zowel de bouw als de inrichtingsexploitatie wordt geschetst.
Organisatie
Op het punt van de organisatievorming worden op dit moment belangrijke stappen gezet. De partijen zijn enthousiast. Het is geen geheim dat de samenwerking tussen de drie muziekpartijen met vallen en opstaan is gegaan. In de loop van 2010 zijn de partijen het opnieuw eens geworden en kon een herstart worden gemaakt met de uitwerking van de samenwerking. Hierover hebben wij u in november 2010 schriftelijk geïnformeerd.
Het voorzichtige optimisme heeft zich doorgezet. De muziekpartijen zijn uitermate gemotiveerd met elkaar bezig en hebben er vertrouwen in dat ze met de huidige aanpak de stichting op tijd volledig operationeel zullen hebben. Ze zijn er van overtuigd dat het Muziekpaleis in haar eerste jaar meteen al flink aan de weg zal timmeren met een aansprekende en solide programmering op pop-, jazz-, cross- over en klassieke muziek.Uitgangspunt is dat de drie partijen hun bedrijfsactiviteiten inbrengen in de nieuw te vormen organisatie van het Muziekpaleis. De Stichting Muziekpaleis is verantwoordelijk voor het complete reilen en zeilen van het nieuwe gebouw, dus inclusief de totale programmering op alle genres en de zakelijke verhuur.
Onderdeel van de nieuwe afspraken was het actualiseren van het uit 2008 daterende ondernemingsplan met de bijbehorende exploitatiebegroting. Deze actualisatie wordt in de komende paar maanden afgerond. De partijen werken aan een zo breed en compleet mogelijk beeld. Hieronder schetsen wij de hoofdlijnen.
Ondernemingsplan
• Met jaarlijks meer dan 900 concerten, activiteiten en verhuringen zal bijna elke dag wel iets te
doen zijn in het Muziekpaleis. Er komt een evenwichtige verdeling over popmuziek, klassieke muziek en jazz/crossover. Dit alles gaat naar verwachting meer dan 500.000 bezoekers per jaar trekken met een doorgroei potentie naar 790.000.
• De muziekpartijen leggen de laatste hand aan de nieuwe organisatieopzet, waarin oude en nieuwe functies zijn samen gebracht. Op basis daarvan zal een zorgvuldig plaatsingsproces worden voorbereid. Een sociaal plan maakt daar deel van uit. Zowel voor de medewerkers die naar de nieuwe organisatie overgaan als voor de mensen die achterblijven, is sprake van frictiekosten. Die zijn voor de gemeente gecalculeerd op 3,1 miljoen Euro. Bij Vredenburg wordt naar verwachting tot in 2014 een Muziekpaleis reserve opgebouwd van ca. 4,4 miljoen Euro. Deze zou een onderdeel uit kunnen maken van een oplossing voor de te verwachten kosten van het opheffen van de dienst Vredenburg en voor andere aanloopkosten en knelpunten Muziekpaleis.Exploitatie
• Er is een nieuwe doorrekening van de exploitatie gemaakt. Daar bij is rekening gehouden met de gewijzigde economische omstandigheden en met realistische, op de praktijk gebaseerde aannames en doorrekeningen.
• Zonder aanvullende maatregelen sluit de herziene jaarlijkse exploitatie voorlopig op 813.000 Euro negatief, waar die in 2008 nog ongeveer sluitend leek te zijn. Dit verschil wordt hoofdzakelijk veroorzaakt door de hogere gebouw(gebonden) kosten en -investeringen die ten laste van de gebruiker komen. Voor de oplossing van dit tekort ligt bijna een miljoen aan taakstellende maatregelen voor, die bij de Voorjaarsnota moeten leiden tot definitieve keuzes om te komen tot een sluitende begroting.
• De herijkte exploitatie opzet is voor een deskundige en onafhankelijke second opinion voorgelegd aan Langeveld Consultancy. Die concludeert dat de opstelling een realistisch beeld geeft van de kosten en opbrengsten. Er zijn enkele suggesties gedaan om de efficiency te verhogen, die in de taakstelling zijn meegenomen. Ook de vraag of de gepresenteerde omvang van de programmering voldoende is om het gebouw te kunnen exploiteren met de allure die het verdient, wordt met ja beantwoord.Aanloopkosten
• Een serieus knelpunt vormen op dit moment nog de eenmalige aanloopkosten. Eerder schetsten wij al dat er een half jaar nodig is voor de gebruikersinrichting en het inlopen van de hele organisatie. In 2008 werd hiermee geen rekening gehouden. Wel werden aanloopverliezen in de eerste jaren van volledige exploitatie aangegeven, maar met de veronderstelling dat die in de jaren daarna in de exploitatie konden worden terugverdiend. Deze aannames moeten wij op basis van de actualisatie echter herzien.
• De geschatte kosten van de aanloopperiode liggen rond de 5 miljoen Euro. Belangrijke oorzaken hiervan zijn dat de vaste lasten bij een op gang komende programmering volledig doorlopen, er extra personeel nog is om zowel op de nieuwe als op de oude locaties te kunnen werken, terwijl de opbrengsten nog minimaal zijn. De reserves bij Vredenburg en Tivoli zijn niet voldoende om de personele frictiekosten en de aanloopkosten te dekken. De muziekpartijen onderzoeken de mogelijkheden om de kosten te verlagen en te dekken. Daarbij zullen wij de (personele) frictiekosten, die daar een substantieel deel van uitmaken, nogmaals kritisch tegen het licht houden. Bij de Voorjaarsnota krijgt u hierover nadere voorstellen.Stichtingsvorming
• De toekomstige exploitatie van het Muziekpaleis ligt in handen van de stichting Muziekpaleis. De stichting is formeel nog op een traditioneel bestuursmodel gebaseerd. In onze brief van november 2010, hebben wij u al aangegeven dat we toe willen naar een stichting op basis van een Raad van Toezicht model.
• Op dit moment wordt de samenwerking bestuurlijk nog inhoud geven door een stuurgroep van de muziekpartijen die op basis van consensus besluiten neemt. De wethouder cultuur maakt deel uit van deze stuurgroep. Op uitvoerend niveau werken de directies van Vredenburg en Tivoli nauw samen bij de voorbereiding en uitwerking van besluiten.
• De Stichting Muziekpaleis is enkele jaren geleden opgericht, maar kwam – achteraf gezien – te vroeg in het proces en daardoor niet goed uit de verf. De afzonderlijke muziekpartijen waren nog onvoldoende tot elkaar gekomen om een stichting met succes te kunnen laten optreden.
• Inmiddels is nu voor een praktische tijdelijke constructie gekozen, waarbij de stuurgroep ook het bestuur van de stichting vormt. In de komende maanden zal conform de afspraken worden gewerkt aan de definitieve bestuurlijke organisatie en de inrichting daarvan. Uitgangspunt blijft het Raad van Toezicht model.In het najaar van 2012 komen veel ontwikkelingen bij elkaar. Dan zullen het ondernemingsplan, de exploitatieopzet, de frictieproblematiek, de plaatsing van het personeel en de vormgeving van de nieuwe stichting zover zijn, dat de besturen van Tivoli, Sju en de gemeente wordt gevraagd de definitieve (vormen van) samenwerking vast te leggen. Dat is te beschouwen als het “point of no return” voor alle betrokkenen.
Namens het college is wethouder Lintmeijer graag bereid de in deze brief en de bijgevoegde notitie gepresenteerde stand van zaken nader aan u toe te lichten en met u van gedachten te wisselen over de stappen in de komende periode.
